2020-04-28 | IT jog
Az elektronikus ügyintézés – az étel házhoz-szállítás mellett – kétség kívül a XXI. század egyik csodája. Elektronikus ügyintézés esetén nem szükséges hivatalokba fáradnunk, órákat várnunk arra, hogy sorra kerüljünk csak azért, hogy az utolsó pillanatban kiderüljön, hogy a lakcímkártyánk otthon maradt, ezért az egész eljárást másnap meg kell ismételnünk. Különösen most, a COVID-19 koronavírus járvány ideje alatt lehetünk hálásak azért, hogy a személyes megjelenéshez kötött ügyintézés javarészt a múlté. Az elektronikus ügyintézés kereteit és legfontosabb alapjait a 2015. évi CCXXII. törvény határozza meg.
Az azonosítás fontossága
Ahogyan a személyes ügyintézéskor, úgy az elektronikus eljárásokban is szüksége van az eljáró hatóságnak arra, hogy személyazonosságunkról meggyőződhessen. Az ügyeit intéző személy azonosításához természetesen a név számítógéppel történő beírása nem elegendő. Amennyiben az lenne, bárki bármikor a mi nevünkben tehetne nyilatkozatot a hatóságok felé. A személyazonosításnak hitelesnek kell lennie, azaz olyan technikai megoldásokkal kell véghez vinni, ami biztosítani tudja, hogy az ügyeit intéző személy valóban saját maga, saját elhatározásából jár el.
Az elektroniksu aláírás
Korábbi, elektronikus aláírásról szóló írásunkban kifejtettük, hogy az elektronikus aláírás, valamint a minősített elektronikus aláírás milyen módon képes az aláíró személynek, az aláírás időpontjának, valamint az aláírt dokumentum sértetlenségének tanúsítására. Az elektronikus aláírással így például szerződéseket is aláírhatunk. Hátránya ugyanakkor, hogy csak a megfelelő technikai eszközökkel, és csak az aláíró tanúsítványt hordozó biztonsági kártyával, a megfelelő szolgáltató által biztosított komplex algoritmusok használatával vehető igénybe.
Nem mindenki rendelkezik tehát az elektronikus aláíráshoz szükséges feltételekkel, a kötelező elektronikus ügyintézésben való részvételt azonban a társadalom lehető legszélesebb körének elérhetővé kell tenni.
Az elektronikus ügyintézés feltételei
Az elektronikus ügyintézés során személyazonosságunk, valamint a szükséges dokumentumok hitelesítése nem elektronikus aláírással történik, így az általános ügyintézéshez elektronikus aláírásra nincs szükség.
Ahhoz, hogy eljárhassunk, pusztán ügyfélkapu regisztrációt kell elvégeznünk, melyről bővebb információ olvasható ezen a linken. Az ügyfélkapus regisztráció során a kormányablaknál személyi igazolványunk és lakcímkártyánk ellenőrzését követően egyedi ügyfélakpu azonosítót kapunk. A magyar állam az elektronikus ügyintézéshez szükséges feltételeket – így az ügyfélkapu regisztrációt is – ingyenesen biztosítja minden állampolgár számára. A hivatalos tájékoztató szerint ügyfélkapu létesítését bármely természetes személy kezdeményezheti személyesen a regisztrációs szervnél, vagy elektronikusan, amennyiben 2016. január 1-jét követően kiállított érvényes személyazonosító igazolvánnyal rendelkezik. A regisztrációhoz meg kell adnia szabadon választott egyedi felhasználói nevét és elektronikus levélcímét (e-mail cím), mivel erre a címre kapja meg az első belépéshez szükséges egyszer használatos kódját.
Az ügyfélkapura történő regisztrációt követően használhatóvá válik számunkra az elektronikus ügyintézés két platformja, az e-papír rendszer , valamint az általános nyomtatványkitöltő program (ÁNYK).
Az e-papír rendszer
Az e-papír egy olyan elektronikus felület, mely bizonyos esetekben lehetővé teszi azt, hogy postai levelezés vagy személyes megjelenés nélkül, digitális úton nyújtsunk be nyilatkozatot vagy dokumentumot az adott hatóság felé.
Az e-papír használatával számos szerv és hatóság számára (többek között a rendőrség, végrehajtói irodák, közjegyzők stb.) tudunk beadványokat, nyilatkozatokat megtenni. Amennyiben valamely szerv nyilatkozattételre, vagy valamilyen ügy intézésére hív fel bennünket, olvassuk el figyelmesen a felhívást tartalmazó tájékoztatót, abban ugyanis minden bizonnyal benne lesz az e-papír használatának lehetőségére való utalás. Kétség esetén érdemes szakértőhöz vagy ügyvédhez fordulni.
Az e-papír weboldalára az egyedi ügyfélkapu azonosító, valamint az ügyfélkapuhoz tartozó jelszó használatával tudunk belépni. Ezt követően már csak az adott szervnek és a megfelelő ügycsoporton belül az ügytípusnak a kiválasztására van szükség. Nyilatkozatunkhoz szükség esetén fájlként mellékleteket is csatolhatunk.
Az ÁNYK program
Az ÁNYK program többek között a Nemzeti Adó- és Vámhivatallal, valamint a különböző bíróságokkal és más hivatalos szervekkel való kapcsolattartás fontos eszköze. A program által használt nyomtatványokat egyesével a megfelelő szerv (pl. bíróság, NAV) oldaláról könnyedén letölthetjük. A programmal a telepített nyomtatványokat elektronikus úton tudjuk kitölteni, majd ügyfélkapus azonosító adatink megadását követően a dokumentumot – és csatolmányait – közvetlenül be is tudjuk küldeni az adott szervezet részére.
Az ÁNYK használata a számos különböző nyomtatvány egyedi jellegére tekintettel az e-papírnál bonyolultabb. Minden esetben alaposan olvassuk el a nyomtatványokhoz, valamint a programhoz tartozó tájékoztató anyagokat és leírásokat. Szükség esetén kérjük szakértő segítségét, vagy forduljunk ügyvédhez.
Gyakorlati tanácsok
Mind az e-papír rendszer, mind az ÁNYK használata során személyazonosságunkat, valamint az adott nyilatkozat, nyomtatvány vagy csatolmány beküldésének időpontját az „azonosításra visszavezetett dokumentumhitelesítés” (röviden: AVDH) tanúsítja.
Az AVDH egy elektronikus dokumentumhitelesítő szolgáltatás, amely ügyfélkapus – és/vagy cégkapus, illetve KAÜ – bejelentkezést követően vehető igénybe. Az AVDH az elektronikus dokumentumon vagy nyomtatványon egy számítógépes kód segítségével hamisíthatatlan módon rögzíti, hogy ki és mikor látta el hitelesítéssel azt.
A polgári eljárásokban irányadó jogszabályok alapján az AVDH-val hitelesített elektronikus dokumentum – a két tanú által hitelesített vagy ügyvédi ellenjegyzéssel ellátott dokumentumokhoz hasonlóan – úgynevezett teljes bizonyító erejű magánokirat. Emiatt az AVDH-val hitelesített elektronikus dokumentum vonatkozásában – amennyiben jogszabály mást nem ír elő – általában nem szükséges tanúk alkalmazása vagy azok fizikai aláírása és bescannelése. Ennek oka az, hogy a tanúk ugyanúgy az aláíró személyazonosságát és az aláírás keltezését hivatottak tanúsítani, ezt azonban az AVDH szolgáltatás önmagában képes elvégezni.
Az AVDH-val történő hitelesítés minden esetben elektronikus formában történik, nem szükséges tehát az adott dokumentum vagy nyomtatvány kinyomtatása, aláírása és digitalizálása (fényképezés, szkennelés stb.).
Az AVDH hitelesítéssel ellátott elektronikus adatokat tehát az eljáró hatóság vagy szervezet egyértelműen személyünkhöz tudja társítani, így válik lehetővé a biztonságos elektronikus ügyintézés.
