2022-07-07 | Adatvédelem
Online jelenlét – előnyök és veszélyek
A közösségi médiában való jelenlét nagyban hozzásegítheti a vállalatokat népszerűségük növeléséhez, és ma már szinte elengedhetetlen egy jól működő, modern cég működéséhez. Ez a tevékenység lehetőséget teremt az ügyfelekkel, fogyasztókkal való közvetlen érintkezésre és kapcsolattartásra, felgyorsítja a célközönség megtalálását. Mindemellett nagyban elősegíti a hatékony információáramlást, hiszen a különböző platformokon rendkívül könnyű a visszajelzések fogadása.
A számos előny miatt tehát semmiképpen sem érdemes a cégeknek, vállalkozásoknak elzárkózniuk a közösségi médiában való aktív jelenléttől, azonban természetesen ennek is rengeteg veszélye, hátulütője lehet, amikre érdemes lehet nagy figyelmet fordítani.
Felmerülhetnek ezzel kapcsolatban többek között adatvédelemmel és munkajoggal kapcsolatos aggályok, illetve a nem megfelelően kidolgozott szabályozás és ellenőrzés rossz hatással lehet az alkalmazottak produktivitására. Veszélyt jelenthet a gazdasági szereplő hírnevére, ha nem megfelelő ellenőrzés mellett nem odaillő, esetleg egyenesen titoktartási kötelezettséget sértő tartalmak kerülnek nyilvánosságra. Sőt, a felelőtlen online közösségi jelenléttel a munkavállalók a privát profiljukon is a cég a hírnevét teheti kockára.
Mire jó a közösségi média politika?
Annak érdekében, hogy ezek a kellemetlen következmények elkerülhetőek legyenek, a munkáltatóknak érdemes lehet egy közösségi média politikát kidolgozniuk, melyből a munkavállalóknak egyértelművé válik, milyen a tőle elvárt magatartás az online térben. Megalkothatnak egy szabályzatot, melyben a cég meghatározhatja, hogyan használhatja a közösségi médiát a különböző tevékenységeire, ami a gyakorlatban leggyakrabban a marketingtevékenységet jelenti. Felmerülhet bennünk a kérdés, hogyan indulhat el egy munkáltató, ha egy ilyen szabályzatot szeretne alkotni, illetve mire érdemes benne kitérnie?
Mit tartalmazzon a szabályzat?
§ Hasznos megoldás lehet, ha a dokumentum eleje tartalmaz (természetesen a konkrétabb szabályok mellett) bizonyos irányelveket, általánosan elvárt magatartási formákat, amelyekhez az alkalmazottak minden esetben igazodhatnak. Ilyen lehet például a kölcsönös bizalom és az általános felhatalmazáshoz kötöttség elvének megfogalmazása, vagy a zaklatás, diszkrimináció, gyűlöletbeszéd általános tiltása. Hasznos lehet a gyakorlati pozitív példák, támogatott magatartások felsorakoztatása.
§ Elengedhetetlen, hogy a szabályzat hangsúlyozza adatvédelem, titoktartás fontosságát, kiemelje a munkáltatóhoz kapcsolódó információk védelmét, és mindezt úgy tegye meg, hogy a közösségi média közegében megfelelően alkalmazható legyen. Érdemes megfogalmaznunk olyan rendelkezéseket, amelyek tiltják, hogy olyan tartalmak kerüljenek nyilvánosságra, amik alapján ügyfelek, befektetők, munkavállalók azonosíthatók, vagy akár harmadik fél bizalmas adatait tartalmazzák. Kiemelt figyelmet kell továbbá fordítani arra is, hogy a cég által megosztott tartalmak minden esetben megfeleljenek a közösségi média oldalak használati feltételeinek. Mindemellett természetesen meg kell bizonyosodni arról, hogy a szabályzat minden szempontból harmonizál-e a jogszabályokkal, ehhez érdemes akár szakértő véleményét is kikérni.
§ Nagyon fontos lefektetni a szabályzatban azt, hogy ki és milyen feltételekkel jogosult kezelni a cég fiókjait, mely munkavállalók férhetnek hozzá, illetve ezen belül ki milyen feladatokért felel, hogy elkerülhetők legyenek az ezzel kapcsolatos konfliktusok, és a nem megfelelő magatartás esetén egyértelmű legyen, kit terhel a felelősség.
§ A cég emellett szabályozhatja, hogy engedélyezi-e a közösségi média oldalak használatát munkaidőben, illetve munkaeszközökön, és ha igen, milyen feltételekkel. Kiköthet a szabályzat olyan magatartásokat, amelyeket a munkáltató a privát oldalakon sem tolerál, ilyenek lehetnek többek között a vulgáris, agresszív, gyűlölködő tartalmak, vagy a zaklatás. Ügyelni kell azonban arra, hogy a szabályzat tiszteletben tartsa a munkavállalók véleménynyilvánításhoz való jogát.
§ Végül pedig érdemes megfogalmazni, ki felügyeli, illetve mi biztosítja a megalkotott szabályzat egyes elemeinek betartását, és mi a következménye annak, ha a szabálykövetés nem történik meg. Ilyen lehet például az írásbeli figyelmeztetés, vagy a fegyelmi eljárás, extrém esetekben pedig akár az elbocsátás is.
§ Elengedhetetlen természetesen, hogy a szabályzat minden érintett számára elérhető legyen, illetve kiemelt fontosságú a megfelelő felkészülési idő biztosítása. Mindemellett a szabályzatot oly módon kell megalkotni, hogy az a továbbiakban könnyen szerkeszthető, változtatható legyen, így könnyedén lépést tudjon tartani az egyre gyorsabb ütemben fejlődő technológiákkal.
Összegzés
Az, hogy melyik cégnek milyen közösségi média szabályzat megfelelő, természetesen rengeteg tényezőtől függ, és szinte minden esetben különbözik. Az azonban minden nagyobb gazdasági szereplők esetében elmondható, hogy érdemes lehet egy jól felépített, körültekintően megfogalmazott közösségi média politikát megalkotnia. Ennek segítségével ugyanis minimalizálni tudja a közösségi média használatból eredő veszélyeket, hátrányokat, és maximalizálhatja az ezzel járó előnyöket.
